Motivation durch Delegation

Aufgaben, die wir übernehmen oder übertragen bekommen, können einen starken positiven Einfluss auf unsere Motivation haben. Verstehen wir warum eine Aufgabe wichtig ist und dient unsere Aufgabe einem bedeutenden Ziel, weil es bspw. zum Teamerfolg beiträgt oder dem Wohle der Gesellschaft dient, können wir unsere Aufgabe und unsere Arbeit als sinnhaft empfinden.

Die Psychologin Elisabeth Lukas weist darauf hin, welche Bedeutung eine sinnvolle Aufgabe für einen Menschen haben kann: „Das Bewusstsein, einer Aufgabe zu dienen, wirkt lebensverlängernd und krankheitsverhütend.“ Auch Viktor Frankl betonte den Aufgabencharakter des Lebens. Das Leben stellt uns Aufgaben und es kommt darauf an, wie wir mit diesen Aufgaben umgehen. Erkennen wir unsere Aufgaben, akzeptieren wir sie und bemühen wir uns, ihnen gerecht zu werden, indem wir Verantwortung übernehmen? Wenn ein Mensch sich einer sinnvollen Aufgabe mit Hingabe zuwendet, wenn er konzentriert und selbstvergessen arbeitet, sind gute Ergebnisse die Folge.

Geben Sie als Führungskraft Ihren Mitarbeitern die Chance Sinn in ihrer Arbeit erkennen zu können!

Dennoch fällt gerade das Delegieren von komplexen und herausfordernden Aufgaben vielen Führungskräften schwer. Warum ist das so? Hier ein paar Gründe, die ich in meinen Coachings immer wieder höre:

Chef will unersetzbar sein
Angst vor Fehlern der Mitarbeiter
Glaube, es selbst am besten zu können
Spaß an der Aufgabe
Gute Delegation erfordert Zeit
Angst, den Mitarbeiter zu überfordern
Geringes Interesse an der Weiterentwicklung von Mitarbeitern

Doch nur wenn Sie konsequent Aufgaben delegieren, werden Sie

Ihre Mitarbeiter entwickeln und stärken (Fördern und Fordern!)
Ihren Mitarbeitern das Gefühl geben, dass Sie ihnen etwas zutrauen (Motivation!)
Zeit gewinnen, um Ihre Führungsaufgabe erfüllen zu können

Wie können Aufgaben delegiert werden?

Dauerdelegation über eine Stellenbeschreibung
Auf Zuruf
Per E-Mail
Gespräch

Eine Stellenbeschreibung sollte dem Stelleninhaber einen klaren Auftrag vermitteln. Damit werden bestimmte Aufgaben auch in Form einer Dauerdelegation übertragen. Kleinere Routineaufgaben erfolgen hingegen oft auf Zuruf. „Bitte bringen Sie mir in der nächsten Mittagspause den Kundenordner in mein Büro.“ Wäre ein Beispiel für eine Delegation auf Zuruf. Wichtig dabei ist es, dass dem Mitarbeiter aufgrund seiner Erfahrung bzw. seines Wissens klar ist, wo er diesen Ordner holen muss, um die Aufgabe zu erfüllen. Wiederholte Delegationen können auch per E-Mail erfolgen. Je komplexer eine Aufgabe ist, umso wichtiger ist das persönliche Gespräch zur Delegation. Insbesondere die Sinnhaftigkeit und das Vertrauen in den Mitarbeiter, die gestellte Aufgabe meistern zu können, wird in einem persönlichen Gespräch am besten deutlich.

Eine Aufgabe zu delegieren, bedeutet eine Aufgabe anzu-Vertrauen!

Genau dieses Vertrauen soll der Mitarbeiter in einem Delegationsgespräch spüren.

Das Delegationsgespräch

Gerade komplexe Aufgaben sollten dem Mitarbeiter in einem persönlichen Gespräch anvertraut werden. Der Mitarbeiter soll spüren, dass Sie ihm diese Aufgabe zutrauen und ihm vertrauen, sorgfältig mit der Aufgabenstellung umzugehen und mit Engagement daran zu arbeiten.

Erfolgreich Delegieren:

Delegation = eine Aufgabe anvertrauen und dieses Vertrauen soll Mitarbeiter im Gespräch spüren
Delegieren Sie mit der Aufgabe die dazu notwendige Kompetenz und die Verantwortung
Begründen Sie, warum Sie gerade diesen Mitarbeiter für diese Aufgabe ausgewählt haben
Planen Sie bewusst den Detailgrad (Freiraum gewähren, der zum Mitarbeiter passt); Delegation of Power statt Delegation of Tasks
Aufgabe klar und präzise formulieren
Definieren Sie ggf. Teilschritte
Geben Sie den Rahmen vor (Arbeits-, Hilfsmittel, Budget, etc.)
Bieten Sie Unterstützung/Hilfe an
Vergewissern Sie sich, dass Mitarbeiter die Aufgabe verstanden hat
Sorgen Sie für die notwendige Kontrolle (evtl. von Zwischenergebnissen) und Feedback (aus der Aufgabe selbst oder durch Chef/andere Personen)

Nach diesem Gespräch soll der Mitarbeiter klar wissen, was Sie von ihm erwarten. Er fühlt sich sicher, wie er vorgehen kann. Zudem soll er erkennen, dass es seinem Chef nicht allein um die Aufgabe geht, sondern er sich auch für den Menschen interessiert. Gewähren Sie Ihrem Mitarbeiter die Freiheit an der Ausgestaltung der Aufgabe mitzuwirken, schaffen Sie eine Voraussetzung für Flow.

Flow – Glück bei der Arbeit

Mihaly Csikszentmihalyi forscht nach den Wegen zum Glück. Menschen die in ihrer Aufgabe völlig aufgehen, erleben jenseits von Angst und Langeweile ein intensives Glücksgefühl: „I feel flow!“

Eine Voraussetzung dafür ist ein klares Ziel und eine klare Aufgabe, welches möglichst selbstbestimmt ist und auf alle Fälle als sinnvoll erachtet wird. Hier kann eine Führungskraft wichtige Impulse geben. Stehen Anforderungen und Fähigkeiten im Einklang zueinander, empfindet der Mitarbeiter also weder Langeweile noch Überforderung, besteht die Chance Flow zu erleben. Die Einschätzung von Mitarbeiterfähigkeiten kann nur im Dialog zwischen Führungskraft und Mitarbeiter gelingen.

Flow entsteht, wenn man spürt, dass man Meister seines eigenen Handelns ist. Man hat den Eindruck, die Arbeit erledigt sich mühelos. Handlung und Bewusstsein verschmelzen. Eine Belohnung von außen ist hierfür nicht notwendig, um die Motivation aufrecht zu erhalten.

Eine unmittelbare Rückmeldung über den Erfolg und über Ergebnisse der eigenen Arbeit unterstützt das Flow-Gefühl.

Sich voll und ganz auf eine Aufgabe konzentrieren zu können und sich selbst vergessen zu können sind zwei weitere Voraussetzungen Flow erleben zu dürfen.

Folgen von Flow sind hohe Motivation von innen und ein intensives Glücksgefühl. Das Selbstwertgefühl wird gesteigert und Spitzenleistungen werden möglich.

Führungskräfte können zum Flow beitragen, indem sie die richtigen Rahmenbedingungen schaffen:

Einer Stelle Sinn verleihen,
Freiheitsgrade bei den Mitarbeitern zulassen in der Ausgestaltung ihrer Tätigkeit,
Aufgaben und Ziele klar formulieren,
die passenden Mitarbeiter für eine Aufgabe auswählen (weder dauerhafte Über- noch Unterforderung),
Störfaktoren am Arbeitsplatz der Mitarbeiter abbauen.

Nutzen Sie den Schlüssel zur dauerhaften Motivation!