Der erste Kontakt entscheidet viel!

Erinnern Sie sich noch an Ihren ersten Schultag? Selbst, wenn dieser Tag schon etwas länger her ist, haben Sie vielleicht noch Erinnerungen daran, wie aufgeregt Sie waren und gleichzeitig aber auch neugierig auf das, was kommt. Vieles haben Sie an diesem Tag zum ersten Mal kennengelernt: die Lehrer, die Mitschüler, die Schule, einfach alles war neu für Sie. Trotzdem haben Sie die Situation gemeistert und dem ersten Schultag sind noch viele weitere gefolgt.

Jetzt fragen Sie sich sicher, was hat das mit Vertrieb zu tun? Nun, das Thema heute ist der Erstkontakt zu einem neuen Ansprechpartner bei einem bekannten Kunden oder ein „Kaltbesuch“ ohne Termin. Hier sind die Parallelen zu Ihrem ersten Schultag zu finden, denn innerlich sind Sie vielleicht aufgeregt aber trotzdem neugierig auf den neuen Kontakt und das Gespräch. Damit Sie gut vorbereitet in Ihr Gespräch gehen habe ich heute einige hilfreiche Tipps und Vorgehensweisen, die Sie unterstützen werden, einen guten Eindruck zu hinterlassen und damit eine vernünftige Basis für eine Zusammenarbeit zu schaffen.

Die Vorbereitung

Achten Sie bei Ihrem Termin auf ein gepflegtes Erscheinungsbild. Menschen beurteilen andere Personen innerhalb des Bruchteils von Sekunden. Der erste Eindruck, den Ihr Ansprechpartner gewinnt, sollte also nicht durch ein zerknittertes Oberteil, schmutzige Schuhe, dreckige Fingernägel oder eine Sturmfrisur getrübt werden.

Ihre Unterlagen sind vollständig in einer Mappe vorhanden, am besten so sortiert, dass Sie mit einem Griff notwendige Dokumente finden. IPads und Laptops sollten geschäftsmäßig aussehen und ebenfalls sauber sein, das heißt keine unangebrachten Aufkleber oder Fingerabdrücke auf dem Display.

Lächeln – die kürzeste Verbindung zwischen zwei Menschen

Eine positive Ausstrahlung ist durch nichts zu ersetzen. Bereiten Sie sich mental auf Ihren Termin vor. Positive Gedanken, zum Beispiel an den letzten Urlaub oder einen gemütlichen Abend zu Hause sind sehr wirkungsvoll. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um nicht abgehetzt beim Kunden anzukommen. Sie benötigen einige Minuten auf einem Parkplatz oder in der Nähe des Firmengebäudes, um sich in eine positive Stimmung zu versetzen. Mit dieser positiven Stimmung gelingt Ihnen „echtes“ Lächeln, das von innen kommt und Ausdruck eines guten Gefühls ist. Ihre Gesprächspartner werden das bemerken.

Sollten Sie trotz guter Gedanken absolut nicht in positive Stimmung kommen – es gibt einfach solche Tage – hilft es, fünf Minuten lang die Gesichtsmuskeln zu einem Lächeln „anzustrengen“. Es gibt Studien, die zeigen, dass auch damit zumindest kurzfristig eine Verbesserung der Stimmung zu erreichen ist.

Lächeln Sie, sobald Sie an der Zentrale oder bei einer Assistenz ankommen, um sich zu Ihrem Termin anzumelden. Selbst wenn Ihr erster Ansprechpartner im Unternehmen vielleicht schlecht gelaunt ist, lassen Sie sich davon nicht anstecken. Telefonieren Sie möglichst in der Wartezeit nicht lautstark irgendwo auf dem Flur sondern bereiten Sie sich gedanklich auf das nachfolgende Gespräch vor.

Der Name – nicht nur Schall und Rauch

Sie haben es nun geschafft und sind bei Ihrem Ansprechpartner, den Sie mit einem Lächeln begrüßen. Den Namen haben Sie selbstverständlich parat oder Sie fragen danach, sollte er nicht von selbst genannt werden (ja, es gibt immer noch unhöfliche Menschen…) Wenn Ihnen der Ansprechpartner schon bekannt ist recherchieren Sie vorab nach weiteren Infos. Welche Position hat die Person genau, wie ist ihr Werdegang? Hierfür bieten sich die geschäftlichen, sozialen Netzwerke an wie zum Beispiel XING oder LinkedIn. Vielleicht ergibt sich bei Ihrer Recherche schon ein Anknüpfungspunkt für ein Gespräch. Sofern Sie die Person noch nicht kennen und den Namen nicht direkt bei der Vorstellung verstanden haben, fragen Sie nach! Nichts ist peinlicher, als später im Gespräch nachhaken zu müssen, weil Sie den Namen nicht wissen oder falsch verstanden haben.

Selbstverständlich stellen auch Sie sich mit komplettem Namen, Ihrer Firma und Ihrer Position vor.  Halten Sie dabei Blickkontakt und – lächeln nicht vergessen. Ein fester Händedruck gehört auch heute noch dazu.

Ihr Revier auf Zeit

Wenn Sie einen Termin haben, dann wird Ihr Ansprechpartner Ihnen voraussichtlich einen Sitzplatz im Büro oder im Besprechungsraum anbieten. Achten Sie hierbei auf die sogenannten Persönlichkeitsbereiche. Viele Menschen fühlen sich unwohl, wenn man Ihnen zu dicht „auf die Pelle“ rückt. Optimal ist etwa eine Stuhlbreite Abstand. Achten Sie auf die persönlichen Gegenstände Ihres Gegenübers. Fassen Sie nicht ungefragt Unterlagen oder elektronische Geräte an, um sich selbst Platz zu verschaffen. Das wirkt wie ein Übergriff, insbesondere, wenn man die Person noch nicht gut kennt. Ihre Unterlagen sollten Sie für Notizen parat haben, notfalls bitten Sie darum, dass etwas Platz für Ihre Unterlagen geschaffen wird, damit Sie nicht Block oder Tablet ungraziös auf dem Knie balancieren müssen.

Bei einem Kaltbesuch ist es wahrscheinlich, dass Sie Ihr Gespräch zwischen Tür und Angel führen werden, da der Gesprächspartner vermutlich nicht viel Zeit für Sie hat. Werden Sie trotzdem nicht hektisch, sondern berücksichtigen Sie auch hier die nachfolgenden Tipps zur Vorstellung und zum Gesprächsaufbau. Die besondere Herausforderung, die Ihnen in einer solchen Situation begegnet ist, dass Sie unter Umständen nur schlecht mitschreiben können. Gutes Zuhören und Notizen direkt nach dem Gespräch sind dann besonders wichtig.

Und jetzt – ans Eingemachte

Sie sitzen im Besprechungsraum. Wie geht es jetzt weiter? Wer eröffnet das Gespräch? Überfahren Sie Ihren Gesprächspartner nicht. Ein wohldosiertes Schweigen kombiniert mit einem Lächeln ist eine gute Maßnahme, um den Gesprächspartner das Gespräch eröffnen zu lassen. Smalltalk ist auch heute noch wichtig, um ein Gefühl für den Gesprächspartner zu bekommen. Notieren Sie sich wichtige Punkte, auch privater Natur. Diese sind häufig im späteren Verlauf der Zusammenarbeit wichtige Türöffner oder der Einstieg in ein Follow-Up Gespräch.

Irgendwann gewinnen Sie den Eindruck, dass die Gesprächsatmosphäre angenehm ist und genug Smalltalk erfolgt ist und Sie möchten loslegen mit dem Geschäftlichen. Knifflig ist es, dass viele Menschen unterschiedliche Auffassungen davon haben, wieviel Smalltalk erforderlich ist. Viele Menschen reden gerne, hier ist Ihr Fingerspitzengefühl gefragt. Mit dem Satz „Ich möchte Ihre Zeit nicht überstrapazieren und geben Ihnen jetzt einen Überblick über XYZ“, können Sie sanft die nächste Gesprächsstufe einleiten.

Stellen Sie kurz Ihr Unternehmen und Ihre Position vor, sofern noch nicht geschehen. Hierbei ist es wichtig, auf die wesentlichen Vorteile und Stärken Ihres Unternehmens einzugehen, immer mit dem Kundennutzen im Blick. Kunden kaufen nicht aufgrund von reinen Eigenschaften Ihrer Dienstleistungen oder Ihres Produkts. Sie müssen unbedingt den Kundennutzen herausarbeiten.  Das muss nicht unbedingt direkt im ersten Gespräch erfolgen, da Sie dafür weitere Informationen vom Kunden benötigen.

Hören Sie aktiv und aufmerksam zu und stellen Sie offene Fragen. Mehr zu diesen beiden Themen erfahren Sie in meinem nächsten Beitrag.

Wie geht es weiter?

Sie hatten also ein angenehmes Kundengespräch und dabei wichtige Details erfahren, verabschieden sich professionell mit einem Händedruck und freuen sich über Ihren guten Termin. Aber halt – da fehlt noch etwas sehr Wichtiges. Stimmen Sie sich unbedingt mir Ihrem Gegenüber darüber ab, wie das weitere Vorgehen aussehen soll. Vereinbaren Sie einen Nachfolgetermin, ein Telefonat oder die Übersendung weiterer Informationen sowie ein Follow-Up Gespräch. Sie sind nicht der einzige Anbieter und vielleicht hat Ihr Gesprächspartner nach ein paar Tagen schon wieder vergessen, was genau besprochen wurde. Mit einer Dankeschön-Mail, in der Sie die vereinbarten Nachfolgeaktionen auflisten, bleiben Sie in den Köpfen Ihrer Ansprechpartner und haben eine gute Basis für einen Nachfolgetermin.

Also, keine Angst vor dem ersten Kontakt mit einem neuen Einkäufer oder Mitarbeiter – fokussieren sich auf das gewünschte Ergebnis. Bleiben Sie neugierig auf Ihr Gegenüber, genauso wie am ersten Schultag, und schaffen Sie Vertrauen, denn das ist der Anfang jeder guten Geschäftsbeziehung.

Herzliche Grüße aus Köln,

Ihr Christian Vitocco

Kybos-Vertriebstrainer und Experte für professionelles Verkaufsverhalten

Für weitere Fragen zum Training und Coaching von Erstkontakt mit Kunden erreichen Sie mich unter

Mobil -Nr. 0160/36 75 112 oder per Mail (vitocco@kybos-training.de).