Digitalisierung in Zeiten von Social Distancing

von Dirk Grebe

Gerade in der heutigen Zeit steht das Thema Personalführung und Personalentwicklung als wichtiger Eckpfeiler für den nachhaltigen Erfolg Ihres Unternehmens.

Aber wie lassen sich diese Punkte nachhaltig umsetzen in Zeiten von Social Distancing?

Viele Betriebe hatten ja schon einen klaren Plan was Sie im Bereich Personalführung und Personalentwicklung in den nächsten Jahren mit Hilfe der Digitalisierung umsetzen und verändern wollten.

Da dieser Plan im normalen Betriebsablauf sehr unterschiedlich umgesetzt wurde ist es in der jetzigen Zeit nicht einfacher geworden.

Aber stellen wir uns den Herausforderungen, denn eins ist klar: wer heute und in der Zukunft in die Faktoren Personal, Organisation und Kommunikation setzt wird langfristig die Nase in der jeweiligen Branche vorn haben.

Dies ist die Basis um überhaupt den Rückenwind durch die Digitalisierung für Ihr Unternehmen zu nutzen.

Die Marktanforderungen werden heute immer komplexer und dynamischer. Durch die fortschreitende Digitalisierung wird dieser Prozess immer schneller werden.

Um auf diese geänderten Marktanforderungen zu reagieren ist heute das Thema Zeit ein entscheidender Faktor. Wie heißt es so schön: „Wenn Zeit der wichtigste Faktor für den Unternehmenserfolg ist, dann ist Geschwindigkeit die geeignete Waffe.“ Gerade für Unternehmen die in direktem Kundenkontakt stehen oder viele Niederlassungen betreiben ist dies doppelt wichtig.

Es reicht nicht aus das man als Unternehmen entscheidet wir machen jetzt alle Absprachen Online oder wir setzen in der Personalentwicklung nur noch auf Online Seminare sondern man muß auch die Voraussetzungen dafür in technischer und methodischer Hinsicht schaffen.

Wir haben ja in Corona Zeiten gesehen, wie groß der Unterschied in der digitalen Umsetzung am Beispiel der Bildungpolitik ist. Verantwortliche Politiker haben je nach Affinität zum Thema Digitalisierung unterschiedliche Stände in Ihren Ländern. Dies setzt sich dann fort auf die untergeordneten Stellen und geht bis zu den Lehrern und Schülern die nicht ausreichend auf die Digitalisierung vorbereitet sind. Je weiter man an die Basis kommt je größer wird der Unterschied zwischen Anforderung und Möglichkeit. Dies bezieht sich sowohl auf das Equipment wie auch auf das praktische Wissen.

Was lernen wir daraus?

Ein gutes Ergebnis setzt eine professionelle, langfristige und individuelle Planung voraus. Nur so kann ich schnell auf Marktanforderungen reagieren. Können wir diese Erfahrungen auch für unsere Betriebe im Bereich Vertrieb nutzen?

Dies kann ich aus eigener Erfahrung und vielen Gespräche mit Verantwortlichen mit einem ganz klaren „Ja“ beantworten. Mein Ziel ist im aktiven Vertrieb die Fokusierung auf das Wesentliche – unseren Kunden.

Ziel ist hierbei, dass jeder Mitarbeiter im Vertrieb (von der Führungskraft bis zum Auszubildenden) 70% seiner Arbeitszeit für den aktiven Vertrieb und die Kunden (persönlich, telefonisch, Online) einsetzt. Die restlichen 30% sind administrative Aufgaben.

Dies funktioniert aber nur wenn die Strukturen und die Organisationsabläufe in den jeweiligen Vertriebsbereichen klar geregelt sind.

Wie kann man diese Herausforderung professionell meistern?

Wichtig hierbei ist Führung, Kontrolle und natürlich die Qualität der Mitarbeiter in den jeweiligen Unternehmensbereichen.

Diese Herausforderung ist nur nach dem Prinzip Top Down individuell und nachhaltig zu regeln.

In der Umsetzung ist eine enge Zusammenarbeit folgender Fachbereiche eines Unternehmens die Grundvoraussetzung, um nachhaltig erfolgreich zu sein:

• Vertrieb
• Einkauf
• Personalentwicklung
• IT
• Controlling
• Revision
• Organisation

Hierbei ist es sehr wichtig, dass die handelnden Personen die Befähigung haben, Menschen für neue Ziele zu begeistern und sie zielorientiert führen zu können.

Weiterhin ist eine offene Kommunikation in Abstimmung mit der Geschäftsleitung sehr wichtig.

In der Folge habe ich Ihnen einen Praxiserprobten Ablauf zusammengestellt.

Praxiserprobter Ablauf: „Digitalisierung

1. Digitalisierung in der Führung und der Personalentwicklung in den langfristigen Unternehmensplan aufnehmen.
2. Status Quo definieren „Wo stehen wir aktuell beim Thema Digitalisierung in der Führung und der Personalentwicklung?“
3. Unternehmensstrukturen überprüfen und anpassen.
4. Definieren der Aufgaben Ihrer Führungskräfte in der Digitalisierung.
5. Definieren der Aufgaben Ihrer Mitarbeiter.
6. Welche Mitarbeiter benötige ich an den Schlüsselstellen.
7. Welche Mitarbeiter habe ich an den Schlüsselstellen.
8. Umbesetzungen oder Neueinstellungen vornehmen.
9. Stellenbeschreibungen anpassen.
10. Einarbeitungsplan für bestehendes Personal.
11. Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter.
12. Defizite schulen.
13. Regelmäßige und individuelle Mitarbeitergespräche (Aktueller Stand, Zielvereinbarung, Unterstützung, Verdienst).
14. Regelmäßige Kontrolle der Umsetzung.
15. Nachsteuerung.

Anmerkung:

• Hilfreich ist es, wenn Sie über einen individuellen Entwicklungsplan für Ihre Mitarbeiter verfügen (persönliche Stärken sowie die individuellen Ziele des Mitarbeiters gepaart mit der Bereitschaft zur Veränderung und eine hohe Einsatzbereitschaft, habe ich Mitarbeiter die sich schon an anderer Stelle eingesetzt haben?).
• Wichtig bei der Mitarbeiterauswahl ist, dass Sie den Menschen im Fokus behalten.
• Arbeiten Sie seine persönlichen Stärken durch regelmäßige offene Absprachen heraus.
• Erstellen Sie ein Anforderungsprofil für einen externen Mitarbeiter.
• Beachten Sie das das objektive Bewerten eines eigenen langjährigen Mitarbeiters schwerer ist als für einen neuen Mitarbeiter eine Stellenbeschreibung zu definieren.

Die häufigsten Fehler die dem Unternehmen viel Geld Kosten:

Führungskräfte:

• Sie sind nicht nah genug an der Praxis.
• Sie sind nicht nah genug an den Mitarbeitern.
• Es gibt zu viele Baustellen im Unternehmen.
• Kein individuelles und nachhaltiges Arbeiten.
• Es fehlt an Erfahrung um Change Prozesse zu begleiten.
• Es fehlt an sozialer Kompetenz.

Personalentwicklung:

• Es gibt keinen individuellen Entwicklungsplan pro Mitarbeiter.
• Stellenbeschreibungen fehlen.
• Es werden keine Kommunikationsschnittstellen geschaffen.
• Es wird kein Lernbereich für Onlinelearning geschaffen, am Arbeitsplatz ist dies nicht zielführend.
• Rückmeldung/Evaluation zu Seminaren gibt es nicht durchgängig.

Häufig werden teure Unternehmensberater beauftragt, den Digitalisierungsprozess im Unternehmen zu begleiten. Hier findet sehr oft keine detaillierte Zusammenarbeit mit den Geschäftsführungen statt, sondern man hat ja jetzt jemanden der wird es schon richten.

Sollten Sie mit dem Gedanken spielen, ein externes Unternehmen zu beauftragen, ist es wichtig, dass man die Ziele und den Zeitrahmen der Maßnahme festlegt.

Zusätzlich ist die Ergebniskontrolle der Maßnahme nach Ablauf des vereinbarten Zeitrahmens sehr wichtig. Machen Sie auch Zwischenkontrollen, ob die erarbeiteten Maßnahmen auch umgesetzt werden und den gewünschten Erfolg erbringen.

Fazit:

Digitalisierung in der Führung und der Personalentwicklung bringt Ihnen und Ihrem Unternehmen erhebliche Vorteile. Den größten Nutzen erzielen Sie für Ihr Unternehmen wenn Sie dieses Thema individuell und nachhaltig in Ihrem Unternehmen gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern angehen. Bei der Umsetzung ist Transparenz und eine professionelle Kommunikation die Grundvorrausetzung.