Von wegen! Nehmen wir an, Sie übernehmen ein wichtiges Projekt. Wann wollen Sie es abschließen? In drei oder in sechs Monaten? Viele entscheiden sich lieber für die längere Option. Dahinter verbirgt sich allzu oft der Glaube, dass je mehr Zeit für Planung und Umsetzung zur Verfügung stünde, das Ziel auch eher erreicht würde, da man Puffer zum Auffangen von unvorhergesehenen Ereignissen und Zeit für finale Korrekturen hätte. Soweit die Theorie. Die Praxis sieht in der Regel anders aus.
Tatsächlich unterschätzen viele Menschen die Zeit, die sie zum Bearbeiten einer Aufgabe benötigen. Das Ergebnis: Man wird erst kurz vor Toreschluss fertig und gerät in Hektik.
Meng Zhu, Professorin an der Carey Business School, konnte nachweisen, dass man dies durch kürzere Fristen vermeiden könne. In Test konnte Sie erkennen, dass Probanden eine Aufgabe als umso schwieriger wahrnahmen, umso länger die Abgabefristen waren. Ebenso brachten sie mehr Zeit für die Bearbeitung der Aufgabe auf und waren bereit mehr Geld für Experten auszugeben, je länger ihre Aufgabe unabhängig von der eigentlichen Herausforderung dauern durfte.
Abgabefristen beeinflussen den Einsatz von Ressourcen.
Dafür verantwortlich ist erlerntes Verhalten: Normalerweise setzen Führungskräfte bei einfachen Aufgaben enge Deadlines. Daraus folgert unser Gehirn, das eine längere Frist mit einem höheren Schwierigkeitsgrad einhergeht und wendet mehr Ressourcen für die Aufgabe auf. Dieser Deadline-Effekt führe, so Zhu, zu einem verschleppen von Projekten. Was tun? Zhu gibt folgende Empfehlungen:
- Die Aufgabe klar definieren (Wer macht Was, Wann, Wo und Wie).
- Prozesse und Lösungswege zur Aufgabenbearbeitung festlegen.
Parkinson lässt grüßen
Mich erinnert die Erkenntnis von Meng Zhu an Parkinsons Gesetz. Demnach lässt sich Arbeit wie Gummi dehnen, um die Zeit auszufüllen, die für sie zur Verfügung steht.
Kybos-Erfolgsideen 